Team-Performance verbessern: Dysfunktionen, Indikatoren und fördernde Rituale

Alina Lipka
von Alina Lipka
Team-Performance verbessern: Dysfunktionen, Indikatoren und fördernde Rituale

Viele träumen von dem perfekten Team. Einem Team, das komplexe Projekte in der definierten Zeit und dem vereinbarten Budget umsetzt. Die Konkurrenz wird natürlich überholt und das Team hat bei der Arbeit Spaß. In der Realität verabschieden sich die Meisten allerdings schnell von diesem Gedanken. Dazu kommt jetzt auch noch für viele eine neue Situation: Permanentes Homeoffice.

Eine Studie von Stepstone zeigt, dass es oft nicht rosig zu geht. Der zweithäufigste Kündigungsgrund und damit fast gleichauf mit einem zu geringen Gehalt (39,7%) ist ein schlechtes Arbeitsklima (37,4%).

In diesem Artikel konzentrieren wir uns auf die fünf Dysfunktionen beziehungsweise Funktionen eines Teams gemäß Patrick Lencioni. Dabei werden wir auf Indikatoren eingehen, um Teams analysieren zu können. Anschließend geben wir euch Methoden und Rituale an die Hand, mit denen wir gute Erfahrungen gemacht haben und helfen, die Team-Performance gezielt zu verbessern.

Was macht ein schlechtes Team aus: Die 5 Dysfunktionen von Patrick Lencioni

In seinem Buch „Die 5 Dysfunktionen eines Teams“ identifiziert Patrick Lencioni fünf Dysfunktionen, die oft dazu führen, dass selbst die besten Teams scheitern. Ebenso beschreibt er die fünf dazugehörigen Funktionen, die Teams helfen, voranzubringen:

Team Performance Pyramide
Team-Performance Pyramide mit den Dysfunktionen und Funktionen gemäß Patrick Lencioni.

Wie kann die Team-Performance verbessert werden?

Vertrauen als Fundament für funktionierende Teams

Vertrauen ist das Fundament jeglicher Teamarbeit. Ohne Vertrauen oder anders gesagt ohne sichere Gewissheit, dass die eigenen Teammitglieder „gut“ sind und es keiner Vorsicht bedarf, werden Teams schnell gelähmt. Zeit und Energie werden verschwendet, um den Sündenbock zu finden oder Schwächen zu verstecken. Und Ideen werden oft aus Angst nicht eingebracht – was ein großer Verlust an Kreativität und Fähigkeiten ist.

Nur wenn Teams offen miteinander umgehen können, aber auch über Schwächen sprechen dürfen entsteht Vertrauen. Um Vertrauen aufzubauen, braucht es deshalb vor allem eine gute Kenntnis der jeweiligen Persönlichkeiten mit ihren typischen Stärken und Schwächen.

Sonja Thiemann, Organisationsberaterin und Gründerin von HR Dynamics

Indikatoren für vertrauensvolle Teams:

  • Fehler und Schwächen werden offen zugegeben
  • Zusammenarbeit wird positiv wahrgenommen
  • Wertschätzung innerhalb des Teams
  • Offenheit bei Fragen oder Feedback
  • Energie wird in die Arbeit investiert

Vertrauensfördernde Rituale

  • Abwechselnde Check-In Fragen bei Meetings, um zwischenmenschlich das Eis zu brechen und die Teammitglieder besser kennen zu lernen (Wie geht es dir heute? Welcher Song beschreibt am besten deine aktuelle Gefühlslage? Wie lautet dein Lieblings-Hashtag? …)
  • Gemeinsame Stärken herausarbeiten: Es fühlt sich nicht nur wie eine warme Dusche an: Bei dieser Übung geht es auch darum, Wertschätzung sowie Empathie zu fördern. Vielen Dank an Sipgate an dieser Stelle für die effektive Retro Methode.
  • Gemeinsame Zeit verbringen: So trivial wie es sich anhört, aber ohne gemeinsame Zeit ist es schwierig eine vertrauensvolle Beziehung aufzubauen. Bei UX&I haben wir beispielsweise jeden Freitag ein Teamfrühstück. Auch in der aktuellen Homeoffice-Zeit führen wir dieses Ritual fort und haben zudem neue Formate geschaffen, bei denen wir abends remote gemeinsam ein Bier trinken und uns über andere Themen als Arbeit unterhalten.

Konfliktbereitschaft anstelle von künstlicher Harmonie

Konflikte werden gerne gemieden. Sei es um Zeit zu gewinnen (wobei eher das Gegenteil der Fall ist) oder um nicht seine Komfortzone verlassen zu müssen. Dabei sind Konflikte echte Innovationsbeschleuniger und wahrhafte Produktverbesserer. Ohne Konflikte fließt im Extremfall nur die Perspektive aus einem einzelnen Fachbereich ein. Um die bestmögliche Lösung in kürzester Zeit definieren zu können, braucht es Meinungsverschiedenheiten. Konflikte sind echte Chancen, solange sie nicht persönlich und emotional ausgetragen werden. Und sollten auch so von dem Team betrachtet werden.

Harmonie in einem Team tut gut und kann uns beflügeln. Doch Harmoniesucht ist tödlich und tötet jede Entwicklung.

Boris Grundl, Managementtrainer und Gründer des Grundl Leadership Instituts

Indikatoren für Teams, die konfliktbereit sind

  • Meetings sind dynamisch und energiegeladen
  • Diskussionen drehen sich um mögliche Lösungsrichtungen
  • Ideen aller Teammitglieder werden gehört
  • Innovative Ideen entstehen
  • Kritische Probleme werden offen angegangen
  • Relevante Probleme werden schnell gelöst

Moderierte Rituale für konstruktive Konflikte

  • Gemeinsame Brainstorming Termine, bei denen auch verrückte, ungebundene Ideen aktiv ermutigt werden und betont wird, dass es keine schlechten Ideen gibt.
  • Direkten Dialog suchen bei Spannungen: Hier sollte jeder mit guten Beispiel voran gehen. Paradoxerweise sprechen die meisten im privaten Bereich, wie der Partnerschaft, viel häufiger Probleme an. Auf der Arbeit möchten viele sich nicht mit Konflikten auseinandersetzen. Bei UX&I arbeiten wir genau nach diesem Prinzip. Sobald wir eine Spannung verspüren, suchen wir den Dialog. Damit das Prinzip fest verankert ist, ist es sogar ein offizielles Unternehmensprinzip geworden.
  • Kritischen Führer wertschätzen: In den meisten Teams gibt es mindestens drei informelle Rollen: den funktionalen Führer, den emotionalen Führer sowie den kritischen Führer. Bei einem guten Gleichgewicht kommt das Team so in den Fokus, wird motiviert und reflektiert Entscheidungen. Der kritische Führer sorgt dafür, dass Ideen hinterfragt werden und deckt damit blinde Flecken auf. Solange der kritische Führer dabei konstruktiv bleibt, ist diese Rolle gold wert und sollte genutzt werden.

Selbstverpflichtung anstelle von Zweideutigkeit

Wenn nicht klar kommuniziert wird, was die Anforderungen sind oder wo die Reise hingehen soll, bleibt viel Spielraum für Interpretation. Nur mit einer eindeutigen und klaren Formulierung der Unternehmens- oder Projektziele ist ein Team in der Lage sich dazu zu verpflichten.

Häufig sind es der ungewisse Outcome und der fehlende Konsens, welche Teams daran hindern sich zu commiten. Hier hilft es, eine Kultur zu schaffen, in der schnelle Entscheidungen erwünscht, Fehler erlaubt sind und klar ist, dass Gewissheit und Sicherheit häufig kein erreichbares Ziel sind. Ein Team kann sich auch dann commiten, wenn es keinen 100%igen Konsens gibt. Voraussetzung dafür ist jedoch, dass eigene Ideen und Einwände der Teammitglieder gehört, verstanden und bei der Gesamtentscheidung mit berücksichtigt wurden.

Mikaella Kharats, Scrum Master bei Fashion Digital

Indikatoren für ein starkes Team-Commitment

  • Teammitglieder sind bemüht ein gemeinsames Ziel zu erreichen
  • Jeder im Team weiß, woran der andere gerade arbeitet
  • Es gibt ein Commitment für Entscheidungen, die innerhalb des Teams getroffen wurden
  • Meetings sind produktiv, das heißt Beschlüsse werden festgehalten, Aufgaben formuliert und Verantwortlichkeiten in Form von Personen entschieden

Rituale für mehr Selbstverantwortung

  • Team Updates: Abgesehen von dem Rhythmus haben Dailies, Weeklies, Monthlies ein gemeinsames Interesse: Sie sorgen für Transparenz. Das Austauschformat sollte möglichst moderiert werden, damit der Fokus des Termins nicht verloren geht.
  • Konstruktive Meetings: Damit Meetings möglichst konstruktiv gestaltet sind, findet bei uns nur ein Meeting statt, wenn es eine Agenda sowie einen Moderator gibt, der dafür sorgt, dass das möglichst beste aus dem Meeting herauskommt und das Ziel erreicht wird. Zum Ende des Meetings halten wir Aufgaben fest.

Gegenseitige Verantwortung anstelle niedriger Standards

Die Leistungsstandards innerhalb eines Teams sind oftmals sehr unterschiedlich. In manchen Teams bedeutet das großes Konfliktpotenzial. Wenn sich Teammitglieder zudem nicht für die Arbeit anderer Teamkollegen verantwortlich fühlen, wird als Konsequenz oftmals ein geringer Qualitätsstandard in Kauf genommen. Auch hier schafft ein Team, welches sich gegenseitig Feedback gibt und sich für die globale Erreichung der Teamziele verantwortlich fühlt, ein besseres Ergebnis.

Gemeinsame Ziele zu schaffen ist essentiell und führt auch zu einem gemeinsamen Verantwortungsgefühl. Deshalb sollte das Team vor Beginn zusammenkommen und Ziele definieren, mit dem sich alle identifizieren können. Nur so kann ein Team an einem Strang ziehen.

Jessica Ignalski, UX Consultant bei UX&I

Indikatoren für Teams, die sich zur Verantwortung ziehen

  • Teammitglieder verweisen auf unproduktive Verhaltensweisen
  • Vorgehensweisen werden von Teammitgliedern hinterfragt
  • Teammitglieder zeigen Interesse an den Aufgaben anderer
  • Potenzielle Konflikte werden schnell identifiziert

Verantwortung schaffende Rituale

  • Fest eingeplante Feedback-Termine: Um möglichst konstruktives Feedback zu erhalten, können fest eingeplante Feedback-Termine helfen. Eine Methode dabei ist die Ampel-Methode, die leicht umzusetzen ist: Rot steht dabei für „ich finde es nicht gut, dass,…“, gelb steht für „ich schlage folgende Verbesserung vor …,“ und grün steht für „ich fand gut, dass …“.
  • Retrospektiven: Bei Retrospektiven handelt es sich um Teammeetings, in denen man einen vorherigen Zeitrahmen betrachtet, um Erkenntnisse zu gewinnen und festzuhalten. Was hat gut geklappt? Was eher weniger? Was möchte man beibehalten? Womit möchte man starten? Retros helfen dem Team auf den Weg zur kontinuierlichen Verbesserung. Wie Retros remote organisiert werden können, erklären wir in diesem Artikel: Remote Retrospektiven für einen wirkungsvollen Ausgang gestalten.

Zielorientierung anstelle von Status und Ego

Die kritischste Dysfunktion eines Teams ist laut Patrick Lencioni die Dominanz von Status und Ego. Es geht nicht mehr um das Erreichen der Teamziele. Viel wichtiger sind andere Ziele, die in versteckten Agendapunkten in Meetings ausgetragen werden. Es geht um Profilierung, Anerkennung und vielleicht die neu zu besetzende Abteilungsleiterstelle?

Die Wissensstände, Bilder und mentalen Modelle, die jeder im Kopf hat, gilt es übereinander zu legen und herauszufinden, was wahrscheinlich die beste Option ist, um ein Problem zu lösen. Es ist besonders wichtig, sich auf andere einzulassen, sich zu öffnen, anderen Raum zu geben, sich entfalten zu können und dabei eine gemeinsame Lösung zu definieren. Egos und damit auch das Profilieren stehen dazu im Gegensatz und sind für die Arbeit im Team hinderlich.

Pascal Theis, Agile Coach bei codecentric AG

Indikatoren für ergebnisorientierte Teams

  • Teammitglieder geben alles, um die definierten Teamziele zu erreichen
  • Ziele wurden innerhalb des Teams schriftlich festgehalten
  • Jedes Teammitglied kennt die Ziele
  • Leistungsorientierte Mitarbeiter bleiben dem Team / Unternehmen treu
  • Teamerfolge werden genossen und Misserfolge drosseln hingegen die Stimmung
  • Jegliche Ablenkungen werden gemieden

Ergebnisfokussierte Rituale

  • Objectives & Key Results (OKRs): OKRs sind ein agiles Framework, mit dem die Unternehmensvision sowie Ziele festgehalten werden. Dabei wird Transparenz geschaffen, woran jeder arbeitet und was sein eigener Beitrag zu dem großen Ganzen ist. Die Ziele werden dabei top-down heruntergebrochen, also vom Management bis hin zum einzelnen Mitarbeiter
  • Dotvoting für Meetingentscheidungen: Wenn in Meetings Entscheidungen getroffen werden, nutzer wir bei UX&I gerne ein Dotvoting, was auch remote übrigens wunderbar mithilfe von Miro funktioniert. Jeder erhält 2-3 Punkte, die er frei für unterschiedliche Themen oder Lösungen wählen darf. Das Thema bzw. der Lösungsansatz mit den meisten Punkten wird vom Team bearbeitet.

Fazit

Was sich in der Theorie einfach anhört, kann in der Praxis zur Verzweiflung führen. Es ist in der Tat die Teamarbeit, die einem Unternehmen den größten Wettbewerbsvorteil schaffen kann. Um richtig in den Flow zu kommen, durchläuft ein Team einen Prozess. Dieser kann mit Ritualen positiv beeinflusst werden.

Grundsätzlich gibt es nicht die eine Lösung oder den richtigen Fahrplan, dem man folgen kann. Das Gute dabei: Es gibt viele Möglichkeiten und damit unzählige Methoden, um besser als Team zusammen zu kommen. Einfach machen, Erkenntnisse gewinnen und die effektivsten Methoden für sein Team fest verankern und gerne nach einem Zeitraum erneut zu hinterfragen.

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